江苏技术师范学院干部人事档案管理制度

发布者:档案馆发布时间:2013-05-03浏览次数:255

江苏技术师范学院干部人事档案管理制度

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一、干部人事档案管理人员职责

1.坚持四项基本原则,认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策,努力提高政治思想水平。

2.热爱工作,忠于职守,认真刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,积极为干部人事工作服务。

3.认真履行干部人事档案管理部门的各项职责。严格执行《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和保密规定,保护档案的安全,不得泄漏档案内容。

4.坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

5.工作调动时,必须及时做好档案和档案材料及业务文件等交接工作。

6.干部人事档案管理人员的个人档案必须由组织部门保管,本人不得查阅。

二、干部人事档案材料收集制度

1.建立《干部人事档案材料收集联系簿》,经常了解和掌握形成干部档案材料来源的信息,沟通渠道,不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。

2.形成档案材料的部门,在形成正式材料后的一个月内,负责按要求把应归档材料主动送交人事档案室归档,并形成制度。

3.对干部入党、入团、职务任免、工资变动、工作调动、培训、专业技术职务晋升、出国、离退休、申请结婚等材料须随时收集、登记并在规定的时间内归档。

4.发现送交的归档材料不符合归档要求时,要及时通知形成材料部门,补送材料或补办手续。形成材料部门要规定认真办理。

5.形成档案材料的部门在向人事档案室送交材料时要逐份办理转递登记手续,干部人事档案管理人员要签字接收,及时鉴别归档,以防材料丢失。

三、干部人事档案鉴别与归档制度

1.对收集的归档材料,须进行认真鉴别,对不符合归档要求的材料不得归档。

2.鉴别后的材料应在一个月后归入档案袋内,每二年装订档案一次。

3.归档的材料,必须有承办单位和个人的署名及形成材料的时间,需经组织审查盖章或本人签字的应盖章签字后方能归档。

4.严格按照档案有关规定进行分类编排,做到分类准确、编排有序、目录清楚。

5.档案内的纸张须统一使用途16K规格的办公纸装订,不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯兰色墨水和复写纸书写。

6.对形成的归档材料,不得随意涂改或伪造。

四、干部人事档案查(借)阅制度

1.外单位查阅本校管理的干部档案,要凭查档介绍信填写《查阅干部档案审批表》,写明查阅内容,要求和查阅人,由校组织人事部门领导审批后方可查阅。

2.本校各院(系)、各部(处)查(借)阅干部档案,可由总支人事秘书查阅,并写明查阅内容和要求。

3.干部档案原则上不外借,如必须外借使用时,应经分管处长批准,并严格履行借阅档案登记手续,限十五日内归还。

4.外借的干部档案必须妥善保管,不得擅自转借他人。不得给本人或无关人员阅看。任何个人不得查阅、借用或私藏本人及其亲属的档案材料。使用干部档案时,不得拆散、抽换、圈划、加批、涂改和损坏。如有损坏干部档案者,应视情节轻重追究责任,严肃处理。

5.未经我室同意不得复制档案内容。

五、干部人事档案转递制度

1.干部工作调动或职务变动后,要及时将其人事档案转至新的主管单位。

2.转递干部人事档案,必须按《干部档案转递通知单》项目详细登记,严密包封。并通过机要转递或派党员干部专人送取,不准普通邮寄或交干部本人自带。

3.转出的干部人事档案,内容必须完整齐全,并按规定装订,不得扣留材料或分批转出。逾期一个月未回执者,应发信催问,以防丢失。

4.凡接收的干部人事档案,要将目录与内容核对无误后,方可在回执上签字盖章,并及时退回。

5.干部调动或职务的变动后,干部调配、任免部门应将干部调和任免情况及时通知人事档案室。

6.对死亡五年以上的干部,应将其人事档案及时转至校综合档案室,对已出现的“无头档案”,应认真查转;对确属查不到干部下落的,凡有保存价值的人事档案材料可移交干部原籍的人才交流中心存放。

六、干部人事档案保管保密制度

1.严格按照六防的要求保管干部档案,并做好干部档案的保密制度。

2.按照中组部目标管理的要求,做到“四室分开”(库房、办公室、阅档室和整理室)。无关人员不得进入档案库房。

3.库房内不得存放与档案无关的物品,严禁吸烟,更不准明火进入库房。

4.档案卷皮、目录和档案袋(盒)和样式、规格要按规定的标准统一制作。

5.不断研究和改进档案管理的管理手段、保密方法和保护技术,逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

6.严禁任何个人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的,要视情节轻重,严肃处理,对违反《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。

七、干部人事档案检查核对制度

1.按照保管干部人事档案要求,建立干部人事档案名册,每年全面检查核对一次档案,发现总是及时解决。

2.每月根据人事部门的通知单,核对人事档案花名册,对职工离退休、调动、辞职、解聘、死亡等情况及时变更。

3.每月底检查核对档案转递登记册,发现缺少转档回执的要及时查询索要。

4.每半年按顺序号核对一次档案库房内档案,发现缺号及时查找。

5.要建立登记和统计制度。日常工作中,坚持做好档案的各种台帐的登记工作,定期进行统计,每年全面检查核对汇总各种台帐的数据,通过定量分析,改进并档案日常管理工作。

八、干部人事档案计算机使用管理制度

1.外来人员未经允许,不得擅自使用人事档案室计算机进行查阅有关资料。

2.外来磁盘一般不得在人事档案室计算机上使用,确需使用时,必须用查毒软件进行检查。

3.在使用“干部档案管理信息系统”的过程中,对出现的问题进行记录,及时请有关技术人员处理,并注意信息保密。

4.对干部人事档案信息数据库要经常维护及时更新,数据信息要做到完整、准确、真实、可靠。

5.对新维护的干部人事档案管理信息,要定期做好备份工作,并对备份的时间,主要内容等及时进行登记。

6.定期完善计算机信息库。新来的教职工信息要及时录入到信息库,使干部人事档案信息库得到不断更新和完善。

 

二○一一年十二月二十九日