江苏技术师范学院归档文件整理规则

发布者:档案馆发布时间:2013-05-03浏览次数:211

江苏技术师范学院归档文件整理规则

 

    为适应档案管理现代化需要,规范归档文件整理方法,提高工作效率,遵照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),结合我校档案工作实际,特制定《江苏技术师范学院归档文件整理规则》供各归档部门遵照执行。

    一、定义

    1、归档文件:各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

    2、归档文件整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

    3、件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,正文与公文处理单为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文、请示和批复为一件(不同年度的也可各为一件)。

    二、整理原则

    遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。

    三、质量要求

    1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存,原件在前,复制件在后。

    2、归档文件的字迹应确保耐久性,禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。

    四、整理方法

    1、装订

    归档文件应按件装订,装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物,装订不要影响归档文件的阅读和复制。

装订时正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文、请示与批复为一件时,复文在前,来文在后;批复在前,请示在后。每件文件装订时,一般采用不锈钢钉将文件钉牢,如果文件过厚可采用“三孔一线”装订法,文件过薄可采用胶水粘贴法。

    2、分类

    归档文件按[年度-档案类目-保管期限]分类。

    1)年度:指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间;无法用成文时间进行排序,将时间定为每年年末。

    2)档案类目:根据《江苏技术师范学院档案实体分类》,归档文件分为:党群、行政、教学、科研、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、基建、财会、外事等。

    3)保管期限:永久、长期、短期。

     3、排列

    归档文件应在档案分类最低一级类目,同一保管期限内,按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列,有年无月的文件可归入年末,有月无日的文件可归入月末。

    4、编号

    归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页正中间的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章由档案室提供。

    在档案实体分类的最低一级类目,同一保管期限内,按文件的形成日期从“1开始编制顺序号。

    5、编目

    (1)归档文件应逐件编目。请示与批复、来文与复文作为一件时,只对批复和复文编目。归档文件依据分类类目,室编件号顺序编制目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

    ①件号——编件号。

    ②责任者——制发文件的单位或个人,即文件的发文机关或署名者,要求全称或规范化的简称。

    ③文号——文件的发文字号(要求全号)。

    ④题名——文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。

    ⑤日期——文件的形成时间,以8位阿位伯数字标注年月日,如20000802

    ⑥页数——每一件归档文件中有图文页面的总页数,归档文件按件从“1-n”编写连续页号。

    ⑦备注——注释文件需说明情况。盒号可填写在备注项里。

    2)归档文件目录纸幅尺寸采用国标A4型,归档文件目录装订成册并编制封面,作为手工检索工具。

    6、装盒

    将归档文件按编件号顺序依次装入档案盒。备考表:备考表置于盒内文件之后,包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

    盒内文件情况说明是填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等;整理人是各部门负责整理归档文件人员;检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名;日期是指归档文件整理完毕的日期。

    上架:档案盒上架按年度-档案类目-保管期限顺序竖放排列(即档案盒长作背脊)。